Trợ lý Hành chính (Khối Dịch vụ Ngân hàng đầu tư)

1. Mục tiêu của vị trí:

Hỗ trợ Khối Dịch Vụ Ngân Hàng Đầu Tư (IB) trong công tác hành chính, điều phối, chuẩn bị tài liệu và quản lý quy trình nội bộ nhằm đảm bảo dự án, giao dịch và hoạt động của IB được triển khai hiệu quả, đúng tiến độ và chuyên nghiệp

2. Mô tả công việc

• Thực hiện các công việc hành chính của IB như quản lý văn phòng phẩm, hồ sơ, hợp đồng và các chứng từ có liên quan;
• Quản lý và lưu trữ tài liệu dự án theo đúng quy định bảo mật của Công ty;
• Theo dõi và xử lý các thủ tục thanh toán, tạm ứng, hoàn ứng và các công việc hành chính khác;
• Hỗ trợ các hồ sơ tư vấn của IB: sắp xếp và nộp hồ sơ dịch vụ tư vấn lên Các cơ quan Nhà nước bao gồm Ủy Ban Chứng khoán Nhà nước (UBCK), Sở Giao dịch Chứng khoán Thành phố Hồ Chí Minh (HOSE), Sở Giao dịch Chứng khoán Hà Nội (HNX), Tổng công ty Lưu ký và Bù trừ chứng khoán Việt Nam (VSDC) và các cơ quan có thẩm quyền khác khi cần;
• Theo dõi tiến độ triển khai các hồ sơ tư vấn của Khối IB; phối hợp xử lý các yêu cầu phát sinh và hỗ trợ công tác hành chính nhằm đảm bảo quá trình thực hiện dịch vụ tư vấn diễn ra hiệu quả và đúng tiến độ;
• Hỗ trợ duy trì quan hệ với khách hàng và nội bộ thông qua các sự kiện sinh nhật, kỷ niệm ngày thành lập của Công ty, …
• Hỗ trợ thực hiện công tác soạn thảo, in ấn hợp đồng, văn bản và các chứng từ liên quan đến bộ phận kinh doanh, photo tài liệu, quảng cáo/công bố thông tin khách hàng, đồng thời phối hợp với đội nhóm chỉnh sửa các định dạng và hoàn thiện các tài liệu làm việc cùng khách hàng khi cần;
• Thiết lập, quản lý và duy trì data room khách hàng và đối tác;
• Quản lý nội dung website liên quan đến Bộ phận;
• Cập nhật nội dung và tổng hợp các thông tin liên quan đến hồ sơ năng lực phục vụ cho các mục đích chung của bộ phận;
• Phối hợp với các phòng ban nội bộ và đối tác bên ngoài để đảm bảo tiến độ công việc;
• Các công việc khác do trưởng bộ phận giao.

Lưu ý: Bằng việc gửi hồ sơ ứng tuyển cho vị trí này, bạn xác nhận đã đọc, hiểu, đồng ý và cho phép SSI xử lý dữ liệu cá nhân của bạn theo Điều khoản Bảo mật được công bố tại: https://ssi.com.vn/bao-mat